УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя
Красноармейского городского
суда Саратовской области
№ 79 от 26 июля 2016 года
ПОЛОЖЕНИЕ
об отделе делопроизводства и кадров
Красноармейского городского суда Саратовской области.
Общие положения.
1.
Отдел делопроизводства и кадров Красноармейского городского суда Саратовской
области создан для организации, контроля порядка ведения судебного
делопроизводства, организации и осуществления кадровой работы и
материально-технического обеспечения деятельности суда.
2.
В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством, приказами, распоряжениями управления Судебного
департамента по Саратовской области, Инструкцией по судебному делопроизводству
в районном суде, правилами внутреннего распорядка суда, утвержденными
председателем суда.
3.
Образуется отдел делопроизводства и кадров приказом председателя суда.
4.
Возглавляет отдел делопроизводства и кадров начальник отдела, назначаемый
председателем Красноармейского городского суда в порядке, предусмотренном
Федеральным законом № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года (ред. от 03.07.2016) «О
государственной гражданской службе Российской Федерации»
5.
Структура и штаты отдела делопроизводства и кадров утверждаются управлением
Судебного департамента по Саратовской области.
6.
Отдел состоит из отдела кадров, экспедиции, канцелярии. Начальнику отдела
непосредственно подчиняется: главный специалист, секретари судебного заседания,
секретари суда, специалисты первого разряда, персонал по
материально-техническому обеспечению деятельности суда, охране и обслуживанию
здания.
Основные задачи общего отдела.
7.
Основными задачами отдел делопроизводства и кадров являются:
- обеспечение четкой организации делопроизводства в
отделе делопроизводства и кадров;
- организация подготовки уголовных дел, гражданских и
административных дел, а также дел об административных правонарушениях и
материалов (далее – судебных дел) к рассмотрению и обеспечение их рассмотрения
в судебном заседании;
- организация и осуществление приема и учета
апелляционных (частных) жалоб и представлений, дел с апелляционными жалобами и
представлениями;
- осуществление регистрации и учета судебных дел;
- осуществление приема, отправления судебных дел и
корреспонденции;
- изготовление и выдача гражданам копий приговоров, решений, постановлений и
определений;
- осуществление контроля за разрешением жалоб,
заявлений, находящихся в производстве отдела;
- ознакомление осужденных с материалами дела,
оформление и направление судебных дел в суд апелляционной инстанции;
- направление судебных дел по запросам в суд
кассационной инстанции;
- обращение к исполнению приговоров, решений,
определений и постановлений суда;
- осуществление приема, учета и хранения вещественных
доказательств по уголовным делам и личных документов осужденных;
- организация
работы с судебными делами, находящимися в производстве суда;
- проведение обобщений
судебной практики по всем категориям судебных дел, в том числе по заданиям
вышестоящих судов;
- осуществление кадровой работы;
- ведение финансовой документации, учет материальных
ценностей, табелей рабочего времени работников суда;
- своевременное представление статистической
отчетности в управление Судебного департамента;
- работа по
подбору кодификации и систематизации законодательства.
- непосредственная
организация обучения сотрудников аппарата суда.
- организация работы по материально-техническому
обеспечению деятельности суда, охране и обслуживанию зданий.
Основные функции общего отдела.
8.
Для выполнения указанных задач отдел делопроизводства и кадров осуществляет
следующие функции:
8.1
Возлагаемые на начальника отдела
делопроизводства и кадров:
- организует и
отвечает за делопроизводство в отделе;
- осуществляет прием, контроль и регистрацию судебных
дел, исковых заявлений, апелляционных, кассационных и частных жалоб по судебным
делам; - организует и контролирует регистрацию
входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем
регистрации баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в
процессе работы канцелярии;
- контролирует движение судебных дел и их исполнение,
учет, регистрацию, передачу по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений,
предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и
других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном
процессуальным законодательством Российской Федерации;
- контролирует подготовку дел всех категорий для
направления в апелляционную и кассационную инстанции Саратовского областного
суда;
- контролирует своевременную отправку в экспертные
учреждения дел, по которым назначены экспертизы;
- оказывает содействия в работе Приемной суда в
своевременной регистрации поступающей корреспонденции в подсистеме «Судебная корреспонденция»;
- организует и контролирует работу архива суда,
соблюдение условий, обеспечивающих сохранность архивных документов;
- контролирует ведение документов первичного
статистического учета (учетно-статистических карточек по судебным делам),
правильное и своевременное составление статистических отчетов, составляет
статистические отчеты по делам;
- руководит работой отдела суда, по согласованию с
председателем суда распределяет работу между сотрудниками отдела, разрабатывает
их должностные инструкции и контролирует исполнение ими своих обязанностей;
- вносит
предложение по совершенствованию организации работы отдела суда и своей
деятельности, по подбору и расстановке кадров, о поощрении или наложении
взыскания в отношении работников отдела;
- хранит и
отвечает за гербовую печать, печати и штампы суда, бланки строгой отчетности, исполнительные
листы, ведет соответствующие журналы согласно номенклатуре журналов по суду;
- проверяет
качество подготовки и оформления документов;
- контролирует
и отвечает за ведение нарядов;
- контролирует
качество и своевременность оформления
процессуальных документов работниками отдела, переписку и изготовление копий
документов и материалов по находящимся в
производстве судей делам;
- осуществляет контроль за соблюдением работниками отдела
делопроизводства и кадров внутреннего распорядка и трудовой дисциплины;
- ведет учет о явке на работу и ухода с работы
сотрудников аппарата суда;
- ведет учет рабочего времени сотрудников суда и
представляет в Управление Судебного департамента табель рабочего времени
работников суда;
-
ведет книгу приказов и распоряжений по суду, личных дел и карточек учета на
сотрудников суда;
- оформляет документы по отпускам и командировкам;
-отвечает за работу с персональными данными работников
аппарата суда, учет, ведение и хранение их личных дел, и обеспечение конфиденциальности содержащихся
в них сведений;
- обеспечивает сохранность и правильность заполнения
трудовых книжек сотрудников суда;
- ведет финансовую документацию, выполняет функции
кассира, представляет отчетность в Управление Судебного департамента;
- контролирует сроки
присвоения работникам очередного классного чина, судьям – квалификационных
классов;
- организует работу по материально-техническому
обеспечению деятельности суда, охране и обслуживанию здания.
- информирует сотрудников суда о действующем
законодательстве и судебной практике вышестоящих судов;
- осуществляет контроль за исполнением принимаемых
решений на производственных совещаниях;
- контролирует проведение семинарских занятий с
мировыми судьями, сотрудниками аппарата суда и судебных участков мировых судей;
- осуществляет контроль за исполнением частных постановлений
и определений, запросов и поручений вышестоящих инстанций, готовит переписку с
ними;
- осуществляет контроль за соблюдением сроков
рассмотрения дел мировыми судьями, работу федеральных судей суда по оказанию
методической помощи судебным участкам мировых судей;
- готовит представление на присвоение судьям, мировым
судьям, сотрудникам аппарата суда очередного классного чина;
- ведет в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству журналы и наряды, согласно номенклатуре журналов и нарядов по
суду;
- осуществляет другую работу по поручению председателя
суда.
- участвует в подготовке и рассмотрении, а также
обеспечивает хранение гражданских дел об усыновлении (удочерении) детей в
условиях, обеспечивающих сохранность дел и исключающих возможность ознакомления
с ними посторонних лиц;
- осуществляет ввод информации в подсистему ГАС
«Правосудие» ПИ «Право», ПИ «Кадры».
8.2
Возлагаемые на главного специалиста (по
информатизации):
-осуществляет ведения электронной картотеки дел,
находящихся в производстве суда;
-осуществляет прием выгрузок с судебных участков №1, №
2, № 3 Красноармейского района Саратовской области и дальнейшую их передачу на
FTR- сервер;
-вводит информацию по уголовным делам в электронную
базу «Судимость».
- осуществляет подготовку и достоверность обновления
правовой информации, размещенной на информационных стендах и информационном
киоске Красноармейского городского суда Саратовской области;
- своевременно обеспечивает информационное наполнение
сайта суда в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о
находящихся в суде делах и текстов судебных актов и
информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте
Красноармейского городского суда Саратовской области;
- осуществляет подготовку и размещение на
Интернет-сайте Красноармейского городского суда Саратовской области информации:
о полномочиях суда, нормативных актах, регламентирующих деятельность суда, о
требованиях, предъявляемых к форме и содержанию документов, используемых при
обращении в суд, а также разъяснениям, обобщениям и обзорам по вопросам
судебной практики рассмотрения дел Красноармейским городским судом Саратовской
области.
- организует и осуществляет контроль за размещение на
сайте суда сведений о находящихся в суде делах, информации о прохождении дел, а
также сведений о вынесении судебных актов по результатам их рассмотрения,
посредством формирования соответствующей выборки из базы данных «Судебное
делопроизводств» в течение 1 рабочего дня,
- организует и осуществляет контроль за размещение
списков дел, назначенных к рассмотрению (форма № 36) на интернет-сайте суда, в
информационном киоске, на информационном стенде;
- организует и осуществляет контроль за размещением на
сайте суда деперсонифицированных текстов судебных актов (определений по
гражданским делам, постановлений по уголовным делам, определений и решений по
делам об административных правонарушениях на следующий день после их принятия;
решений по гражданским делам после их принятия, не позднее следующего дня по
истечению установленного законом пятидневного срока для составления решения в
мотивированной форме; приговоров по уголовным делам на следующий день после
вступления их в законную силу);
- организует и осуществляет контроль по установлению и
снятию признака о разрешении размещения на сайте суда текстов судебных актов,
- организует и осуществляет контроль по ведению
электронного архива сайта суда,
- осуществляет ведение нарядов «Копии принятых
судебных актов»,
- производит пополнение и изменение информации разделов сайта суда
в сроки, определенные в приложении № 1
Регламента размещения информации о деятельности судов общей юрисдикции, органов
судейского сообщества, системы судебного департамента при Верховном Суде
Российской Федерации в сети «Интернет» от20.04.2009 г. № 71 с изменениями от
03.06.2010 г.;
- непосредственно участвует в реализации организационно-технических мероприятий,
выполняемых в рамках комплекса ГАС «Правосудие».
- ведет в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству журналы и наряды, согласно номенклатуре журналов и нарядов по
суду;
- принимает участие в подготовке обобщений судебной
практики и справок в соответствии с утверждаемым председателем суда планом
работы;
- представляет соответствующие документы на
утверждение председателю суда;
- принимает участие в разработке номенклатуры журналов и нарядов по суду;
- осуществляет ввод информации в подсистемы ГАС
«Правосудие»: ПИ «Банк судебных решений», ПИ «Судимость», ПИ «Информационный
киоск», ПИ «Обеспечение эксплуатации и сервисного обслуживания»;
- осуществляет другую работу по поручению председателя
суда, начальника отдела;
- вносит
предложения по совершенствованию
организации работы аппарата суда, а также своей деятельности;
- в отсутствие начальника отдела исполняет его обязанности.
8.3 Возлагаемые на секретаря судебного заседания:
-
организационное обеспечение деятельности судьи по отправлению правосудия;
-
осуществляет вызов участников процесса и других
заинтересованных лиц, адвокатов, прокуроров, экспертов;
- осуществляет подготовку и передачу сведений о
делах, назначенных к рассмотрению в
судебном заседании, за подписью судьи;
- размещает
списки назначенных дел на информационном стенде;
- вносит
отметку о результатах рассмотрения дел в списки назначенных дел;
- осуществляет
проверку по явке лиц в суд, проходящих по конкретному делу и делает отметку в
повестках о времени нахождения указанных лиц в суде;
-
осуществляет ведение и своевременное изготовление протокола судебного
заседания;
-
осуществляет в случае необходимости, ознакомление с протоколом судебного заседания
участников процесса, по их письменных
ходатайствам, с разрешения судьи, по делам находящимся в производстве;
-
своевременно, в соответствии с
Инструкцией по делопроизводству и
требованиям закона, оформляет дела,
материалы после их рассмотрения;
- осуществляет
своевременное оформление и сдачу дел, материалов в канцелярию суда;
- ведет в
соответствии с Инструкцией по делопроизводству журналы и наряды согласно
номенклатуре журналов и нарядов по суду;
-
осуществляет ввод информации в подсистему ГАС «Правосудие» ПИ «Судебное делопроизводство»,
- вносит
предложения по совершенствованию
организации работы аппарата суда, а также своей деятельности;
-
осуществляет другую работу по поручению председателя суда, судьи, начальника
отдела.
8.4
Возлагаемые на секретаря суда:
- осуществляет прием судебных дел, материалов, исковых
заявлений, производит их регистрацию в
журнал, алфавитный указатель, оформляет статистические карточки;
- осуществляет прием и регистрацию апелляционных и
частных жалоб по судебным делам;
- осуществляет
обращение к исполнению приговоров, решений, постановлений и определений суда;
- ведет учет
и хранение вещественных доказательств;
-
осуществляет заполнение и ведение статистических карточек;
- осуществляет
исполнение запросов по делам;
- выдает
копии судебных решений по делам и материалам;
- осуществляет
своевременное размещение на электронном носителе информации о находящихся в
суде делах, регистрационные номера дел, их наименование;
- информирует
обратившихся лиц по вопросам, связанным с рассмотрением заявлений,
жалоб, уголовных дел и иных материалов;
- оказывает
содействие в работе Приемной суда по своевременной даче информации о
прохождении дел в суде, а также сведений о вынесении судебных актов по
результатам рассмотрения уголовного дела;
- регистрирует
поступившие жалобы и осуществляет контроль за сроками их разрешения;
- ведет в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству статистические карточки, журналы и наряды, согласно
номенклатуре журналов и нарядов по суду;
- осуществляет учет,
с последующим внесением данных в учетно-статистические карточки сведений
о назначении, отложении, приостановлении судебного производства;
- осуществляет назначение, оформление дел и материалов
в суд апелляционной инстанции;
- по решению председателя суда направляет дела и
материалы в суд кассационной инстанции;
- контролирует своевременность сдачи и правильность
оформления рассмотренных дел и материалов в канцелярию суда;
- производит соответствующие запросы по делам и материалам,
находящимся на контроле по исполнению;
- еженедельно составляет справки о своевременной сдаче
рассмотренных материалов в канцелярию суда;
- осуществляет исполнение постановлений (определений)
суда в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и ведет
контроль по их исполнению;
- осуществляет контроль по делам, направленным по
запросам в вышестоящие инстанции;
- составляет
статистическую отчетность по делам;
- регистрирует поступившие жалобы и запросы,
контролирует сроки их разрешения;
- вводит информацию в подсистему ГАС «Правосудие» - ПИ
«Судебное делопроизводство» по рассмотренным судебным делам и материалам
-
осуществляет подготовку и сдачу в архив оконченных дел и материалов, журналов и
карточек;
- составляет
акты на передачу дел в архив, согласно Инструкции «О порядке отбора на хранение
в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета
и использования», утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном
Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. № 157;
-осуществляет
контроль и напоминания по приостановленным гражданским и уголовным делам;
- выполняет
обязанности, возложенные на отсутствующего секретаря суда;
- вносит
предложения по совершенствованию
организации работы аппарата суда, а также своей деятельности;
- осуществляет другую работу по поручению председателя
суда, начальника отдела.
8.5 Возлагаемые на специалиста 1 разряда
(экспедиция):
-организует и контролирует работу отдела экспедиции;
-организует и осуществляет прием исходящей корреспонденции в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству;
- осуществляет отправку исходящей корреспонденции в соответствии с
требованиями Инструкции по делопроизводству;
-осуществляет ведение журналов учета исходящей
корреспонденции
-организует работу по своевременной доставке
корреспонденции в учреждения и организации г.г. Саратова и Красноармейска;
-организует и контролирует доставку гражданских,
апелляционных, уголовных дел и других документов в Саратовский областной суд и
по запросам в вышестоящие инстанции;
- оказывает помощь помощникам председателя суда и
судей в оформлении материалов,
поступающих на рассмотрение из исправительных учреждений;
- готовит ответы на запросы по судебным делам, копии
приговоров на осужденных, находящихся под стражей
-выполняет другую работу по поручению председателя
суда и начальника отдела.
8.6
Возлагаемые на специалиста 1 разряда (архив):
- осуществляет прием, учет, хранение и выдача
материалов и иных архивных документов;
- обеспечивает сохранность судебных дел и документов;
- подготавливает ответы на запросы;
- осуществляет ведение журналов и нарядов архива суда
в соответствии с Инструкцией «О порядке отбора на хранение в архив федеральных
судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»,
утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской
Федерации от 28 декабря 2005
г. № 157;
- осуществляет отбор судебных дел, материалов, нарядов
и других документов, для постоянного
хранения и уничтожения в соответствии с вышеуказанной Инструкцией;
- организует и осуществляет уничтожения судебных дел и
документов с истекшими сроками;
- только с разрешения председателя суда, а в его
отсутствие, - исполняющего обязанности председателя суда: осуществляет выдачу
документов из дел, дел из архива по запросам, выдачу копий судебных решений,
постановлений и приговоров по заявлениям
граждан и запросам учреждений;
- выполняет иные поручения начальника отдела и председателя
суда.
Начальник отдела несет ответственность за
осуществление возложенных на его отдел задач, надлежащую организацию работы
отдела, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных данному
отделу заданий, за порядок и дисциплину в отделе.
